מכירים את התחושה שאתם טובעים בים של משימות קטנות במקום לנהל את העסק? פגשנו את קארין קצב, תושבת פתח תקווה והבעלים של "מזכירה לך", שמספקת שירותי מזכירות במיקור חוץ לעסקים רבים באזור, כדי להבין איך מפסיקים לרדוף אחרי הזנב ומתחילים באמת להרוויח.
אם תציצו ביומן היומי של בעל עסק ממוצע, סביר להניח שתמצאו שם רשימת משימות שנראית בערך כך.
- לתאם פגישה עם מיכה (שלא ענה אתמול).
- להכניס תזכורת לשלוח מייל למירב עם דרישת תשלום ב-1 לחודש.
- לשאול את הגרפיקאי מה קורה עם הלוגו (עברו כבר שבועיים!).
- לברר עם הרו"ח לגבי הריהוט – כמה אחוז מוכר למס?
- לקנות בובת "סמי הכבאי" ליום ההולדת של הילד.
"אם המשימות היומיות שלך בעסק נראות ככה, העסק שלך לא באמת יכול לצמוח", קובעת קארין קצב הפתח תקוואית, מומחית לשירותי מזכירות וניהול משרד, שעובדת עם שורה ארוכה של בעלי עסקים בפתח תקווה והסביבה. "לו"ז כזה גורם לבעל העסק לטבוע במשימות שוטפות שלא באמת מקדמות אותו. התוצאה היא תחושה מתסכלת שאי אפשר לשבור את תקרת הזכוכית".
הסכנה השקטה שאורבת לכל עסק
קארין מסבירה שהנזק של עומס המשימות הוא לא רק בתחושת המועקה, אלא בסכנה קיומית של ממש לעסק.
"כשהמצב הזה נמשך, לקוחות מתחילים להרגיש שהם לא מקבלים שירות מספיק טוב – ועלולים פשוט לעזוב," מזהירה קארין. "במקום שהזמן היקר של בעל העסק יוקדש לשיווק, למכירות ולחשיבה על הגדלת הפעילות, הוא נמצא במרדף מסביב לשעון. העומס הזה שם את העסק בסכנה לקרוס יום אחד. לא חבל?"
עבור בעלי עסקים שרוצים להוריד מעצמם את המטלות השוחקות, קארין מציעה פתרון אלגנטי ומשתלם דרך העסק שלה, "מזכירה לך".
מזכירה שכירה או עוזרת אישית מרחוק? המספרים מדברים
רבים מבעלי העסקים מתלבטים אם להעסיק מזכירה שכירה. קארין מציגה השוואה שמוכיחה למה שירותי משרד במיקור חוץ (עוזרת אישית מרחוק) הם המודל המשתלם ביותר כיום:
קריטריון | מזכירה שכירה (במשרד) | עוזרת אישית מרחוק ("מזכירה לך") |
תשלום עבודה נטו | משכורת מלאה (גם על זמנים מתים) | תשלום על עבודה נטו בלבד ("חבילת זמן") |
יחסי עובד-מעביד | מלאים (על כל המשתמע מכך) | יחסי ספק-לקוח (נעים מאוד!) |
תנאים סוציאליים (פנסיה, חופשה, מחלה, הבראה, פיצויים) | חובה חוקית לשלם | תודה, אין צורך |
הוצאות משרד, נסיעות ומחשוב | חובה לשלם ולספק | תודה, אין צורך |
מתנות בחגים | נהוג לשלם | תודה, אין צורך |
"במקום להתחייב להוצאות קבועות וכבדות על העסקת עובדת, כל מה שצריך להשקיע אצלנו זה ב'חבילת זמן' שתפורה במדויק למידות של העסק שלך", מסבירה קארין.
מה באמת עושה עוזרת אישית?
השירות של "מזכירה לך" מקיף את כל מה שעסק צריך כדי לתפקד ביעילות מאחורי הקלעים:
- אדמיניסטרציה ותפעול: ניהול יומן ותיאום פגישות, מענה טלפוני, משימות משרד שוטפות ואפילו טיפול במשימות אישיות (כן, גם לקנות את הבובה של סמי הכבאי).
- כספים וגבייה: שירותי גבייה שוטפים, הפקת מסמכי הנהלת חשבונות, ניהול הוצאות והכנסות ועבודה צמודה מול רואה החשבון.
- לקוחות ומכירות: טיפול במתעניינים (לידים), שימור לקוחות, שליחת הצעות מחיר ומעקב אחריהן.
הסוד: שיטת "שגר ושכח"
כששואלים את קארין למה עסקים רבים כל כך בפתח תקווה בוחרים דווקא בשירות שלה, התשובה שלה ברורה: "זה האופי של העוזרות האישיות שלנו. הן הופכות להיות ממש חלק מהעסק ומביאות איתן המון ניסיון."
"התכונות הכי בולטות בצוות שלנו הן הגדלת ראש, אכפתיות ולקיחת אחריות," קארין מדגישה. "אנחנו מתקתקות משימות מהר, מבינות את הצורך של בעל העסק ועובדות בשיטת 'שגר ושכח'. כל בעיה שמתעוררת – מטופלת מיידית."
בשורה התחתונה, העבודה שקארין והצוות שלה עושות מאפשרת לבעלי עסקים לנקות את הראש מכל המשימות הקטנות ששואבות אנרגיה. סוף-סוף, מתפנה הזמן להשקיע בדברים החשובים באמת: פיתוח העסק, שיווק, מכירות – וצמיחה אמתית.
