עסק שמתרחב משקיע בדרך כלל בעוד עובדים, עמדות עבודה, ציוד, חדרי ישיבות ולעיתים גם בשטח משרד גדול יותר. אבל יש תחום אחד שלעתים נשאר בדיוק כפי שהיה בתחילת הדרך – הניקיון.

זו טעות נפוצה. ככל שהמשרד גדל, כך משתנה גם העומס על המטבחון, השירותים, חדרי הישיבות והאזורים המשותפים. תוכנית ניקיון שהתאימה ל-15 עובדים לא בהכרח תספיק כאשר מספר העובדים מוכפל.

יותר עובדים פירושם הרבה יותר שימוש במשרד

הגידול במספר העובדים לא משפיע רק על כמות האבק או על מספר הפחים.

יותר עובדים פירושם גם יותר שימוש במטבחון, יותר כוסות, יותר תנועה במסדרונות, יותר ישיבות ויותר כניסות של אורחים, ספקים ושליחים.

לכן גם אם שטח המשרד לא השתנה משמעותית, עומס השימוש בו יכול לעלות מאוד.

במקרים כאלה חשוב לבחון מחדש את תדירות הניקיון, את מספר השעות ואת חלוקת המשימות בין האזורים השונים.

המטבחון והשירותים הם בדרך כלל הראשונים להרגיש את השינוי

כאשר משרד גדל, שני האזורים שבהם השינוי מורגש הכי מהר הם המטבחון והשירותים.

מטבחון ששירת בעבר 20 עובדים יכול להפוך לעמוס כבר בשעות הצהריים כאשר משתמשים בו 40 או 50 אנשים. אותו הדבר נכון גם לשירותים, במיוחד אם מספר העובדים והמבקרים גדל.

במצב כזה ניקיון יסודי בשעות הערב לא תמיד מספיק.

לפעמים הפתרון הנכון הוא להוסיף מעבר קצר באמצע היום, לטפל באזורים שנמצאים בשימוש גבוה ולשמור עליהם ברמה קבועה לאורך שעות הפעילות.

לא תמיד צריך להוסיף הרבה יותר שעות

עסק שגדל לא בהכרח צריך להכפיל את תקציב הניקיון.

לפעמים שינוי נכון בחלוקת הזמן יכול להספיק.

אם בעבר רוב שעות העבודה הושקעו ברצפות ובאזורים פתוחים, ייתכן שכעת צריך להעביר יותר תשומת לב למטבחון, לשירותים ולחדרי הישיבות.

שירות של ניקיון משרדים בפתח תקווה צריך להתאים לאופן שבו המשרד באמת פועל, ולא רק למספר המטרים שלו.

משרד עם 30 עובדים שעובדים בשקט רוב היום שונה מאוד ממשרד עם אותה כמות עובדים שמקבל לקוחות, מנהל ישיבות רבות ופועל עד שעות הערב.

גם שעות הפעילות משפיעות על תוכנית הניקיון

ככל שהעסק גדל, לא פעם גם שעות הפעילות מתארכות.

עובדים מגיעים מוקדם יותר, נשארים מאוחר יותר, חדרי הישיבות פעילים יותר והמטבחון נמצא בשימוש כמעט רציף.

במשרד כזה ניקיון שמבוצע רק בשעות הערב יכול להיות מצוין, אך עדיין לא לתת מענה לאורך כל היום.

לכן כדאי לבדוק לא רק כמה זמן מנקים, אלא גם מתי.

במקרים מסוימים עדיף לפצל את העבודה בין ניקיון יסודי בשעות שבהן המשרד ריק לבין תחזוקה נקודתית במהלך היום.

העסק גדל, אבל המפרט נשאר אותו דבר

אחת הטעויות הנפוצות היא להשאיר את אותו מפרט ניקיון במשך שנים.

בהתחלה הוא יכול לעבוד מצוין, אבל עם הזמן נוספים עובדים, חדרים, עמדות ושינויים באופן השימוש במשרד.

אם תוכנית הניקיון לא מתעדכנת יחד עם העסק, נוצרים פערים.

הסימנים לכך יכולים להיות:

• פחים שמתמלאים מוקדם
• מטבחון שמוזנח בצהריים
• שירותים שדורשים טיפול נוסף
• חדרי ישיבות שלא תמיד מוכנים בזמן
• אזורים שנשארים מחוץ לשגרת הניקיון

כאשר כמה מהסימנים האלה מופיעים יחד, כדאי לבדוק את התוכנית מחדש.

גם בפתח תקווה אופי סביבת העבודה משנה

פתח תקווה הפכה בשנים האחרונות למוקד משמעותי של משרדים, חברות ועסקים, במיוחד באזורי התעסוקה הגדולים בעיר.

במשרדים כאלה קיימת לעיתים תנועה גבוהה של עובדים, אורחים, שליחים וספקים לאורך כל היום.

לכן חשוב ששירות הניקיון יהיה גמיש ויוכל להשתנות יחד עם העסק.

חברה שעובדת במשרד קטן אינה זקוקה לאותו מערך כמו חברה גדולה שפועלת במספר חדרים ומקבלת לקוחות באופן קבוע.

מי אמור לזהות שהשירות כבר לא מתאים?

באופן אידיאלי, לא רק מנהל המשרד צריך לזהות את הבעיה.

חברת ניקיון מקצועית צריכה לדעת להבחין בשינויים ולשאול האם תוכנית העבודה עדיין מתאימה למציאות.

כאשר עובדים באופן קבוע עם חברת ניקיון המשרדים דניאל קלין, הדגש הוא על התאמת השירות לצרכים בפועל של העסק ולא על עבודה לפי תבנית קבועה.

המשמעות היא לבחון את מספר העובדים, אופי הפעילות, שעות העבודה והאזורים שמייצרים את עיקר העומס.

לא כל בעיה דורשת החלפת ספק

כאשר רמת הניקיון יורדת, המחשבה הראשונה לפעמים היא שהגיע הזמן להחליף חברת ניקיון.

אבל לא תמיד זה הפתרון הנכון.

יכול להיות שהחברה מבצעת בדיוק את מה שסוכם איתה, אך ההסכם עצמו כבר לא מתאים לעסק.

לפני שמחליפים ספק כדאי לבדוק האם מספר העובדים גדל, האם נוספו חדרים, האם שעות העבודה השתנו והאם יש אזורים שנמצאים כיום בשימוש רב יותר מבעבר.

במקרים רבים אפשר לפתור את הבעיה בעזרת התאמה של שעות, תדירות או חלוקת משימות.

דניאל קלין: תוכנית ניקיון צריכה לגדול יחד עם העסק

דניאל קלין מספקת שירותי ניקיון למשרדים ולעסקים, תוך התאמת תוכנית העבודה לאופי הפעילות ולגודל המשרד.

הגישה היא פשוטה: אם העסק השתנה, גם הניקיון צריך להשתנות יחד איתו.

משרד שגדל אך ממשיך לעבוד עם אותה תוכנית ניקיון עלול להתחיל להרגיש את הפער מהר מאוד, גם אם בתחילת הדרך השירות עבד היטב.

לכן מומלץ לבצע מדי פעם בדיקה מחדש של היקף השירות, להבין אילו אזורים דורשים יותר תשומת לב ולוודא שתוכנית הניקיון עדיין תואמת את קצב העבודה של העסק.

בסופו של דבר, ניקיון נכון הוא לא רק עניין של מראה. הוא חלק מהתפעול השוטף של המשרד, וכשהוא מתוכנן נכון – העובדים והמנהלים כמעט לא צריכים לחשוב עליו.